Onboarding jest jednym z kluczowych procesów w obszarze HR, który ma ogromny wpływ na doświadczenia pracownika rozpoczynającego zatrudnienie w firmie. Od planu onboardingowego zależy wiele: czy pracownik pozostanie w firmie po okresie próbnym, czy w odpowiednim czasie przyswoi potrzebne informacje do wykonywania w sposób samodzielny swojej pracy, jaki będzie poziom zaangażowania i motywacji tej osoby. Na co najbardziej zwracam uwagę i jakich błędów staram się unikać? O wszystkim opowiadam w poniższym tekście.
Onborading pracownika – najczęstsze błędy
Z mojego doświadczenia i obserwacji początków zatrudnienia pracownika w firmie wynika, że zepsuć można w tym procesie naprawdę dużo;), poniżej najczęstsze przykłady:
- inne stanowisko pracy lub wynagrodzenie na umowie, niż komunikowane w momencie składania oferty,
- brak w pełni przygotowanego do pracy sprzętu tj.: laptop/komputer, niezbędne oprogramowanie, nadane dostępy do wszystkich zasobów, z których pracownik będzie korzystał w codziennej pracy, telefon służbowy,
- bardzo długi i skomplikowany proces pozyskiwania uprawnień często funkcjonujący w korporacjach,
- brak planu na kolejne dni, chaotyczny sposób przekazywania informacji przez osoby, które w danej chwili mają na to czas,
- brak nadanych celów na okresie próbnym, informacji, od czego zależeć będzie przedłużenie współpracy z daną firmą, kto i na jakiej podstawie będzie podejmował decyzje, co nowa osoba powinna wiedzieć, jakie nabyć umiejętności pod koniec upływu tego okresu,
- brak osoby weryfikującej postępy wdrożenia, będącej kontaktem w przypadku pytań, czy wątpliwości nowego pracownika i udzielającej regularnego feedbacku w okresie wdrożenia
- decyzja o przedłużeniu współpracy (lub nie) komunikowana do 3 dni przed zakończeniem pierwszej umowy,
Onboarding pracownika – jak powinien wyglądać ten proces?
Na co zwracać uwagę? Czy powielanie przykładów z innych firm, które według nas robią to dobrze, jest dobrym rozwiązaniem?
Odpowiadając na te pytania, należałoby tak naprawdę zacząć od początku, czyli procesu rekrutacji i publikacji oferty pracy. Dobrą praktyką jest bardzo dokładny opis specyfiki pracy na danym stanowisku w trakcie rozmów rekrutacyjnych. Opowiedzenie, co będzie należało do zakresu zadań, gdzie zaczyna się odpowiedzialność danej osoby, a gdzie się kończy. To jest bardzo istotne w pracy w grupie projektowej, którą tworzą specjaliści różnych zespołów i gdzie rozkład odpowiedzialności może być inny w różnych firmach. Dla nowej osoby, mimo iż będzie miała kilkuletnie doświadczenie na danym stanowisku to są istotne informacje, które nie będą rodziły sytuacji konfliktowych z innymi pracownikami w zakresie niewiedzy, kto za co odpowiada, albo spychania odpowiedzialności.
Kiedy proces rekrutacyjny dobiegł końca i mamy kandydata, który dokładnie wie, jak będzie wyglądała praca na tym stanowisku, kolejną dobrą praktyką przy składaniu oferty zatrudnienia jest powitanie mailowe z przedstawieniem wszystkich kluczowych informacji dotyczących oferty pracy tj.: nazwa stanowiska pracy, termin rozpoczęcia zatrudnienia i długość trwania umowy, wynagrodzenie i informacja na temat ewentualnego systemu premiowego, imię i nazwisko managera zespołu, dane kontaktowe tej osoby, godzinę rozpoczęcia pracy w pierwszym dniu zatrudnienia, informacje o wymaganych dokumentach niezbędnych do zawarcie umowy, planu onboardingu na pierwsze dni/tygodnie pracy, wymaganiach dotyczących dress code (jeśli występują), benefity i okres ich obowiązywania, czy pracownik jest objęty pełnym pakietem benefitów od pierwszego dnia zatrudniania, czy dopiero po okresie próbnym. Dodatkowe informacje takie jak: dostęp do kuchni w biurze, restauracja dla pracowników w biurowcu, możliwość zakupu jedzenia u dostawców zewnętrznych są mile widziane.
Jeśli w danej firmie nie ma osoby odpowiedzialnej za HR i tego typu informacje wysyłane są od osoby odpowiedzialnej za administrację, należy zapewnić nowemu pracownikowi możliwość kontaktu, gdyby w jego głowie narodziły się ewentualne pytania, które mogą się pojawić przed terminem rozpoczęcia pracy. Zadbajmy też o to, by w przypadku dłuższej nieobecności osoby wyznaczonej do kontaktu z przyszłym, nowym pracownikiem wskazać inną osobę, która ją zastąpi. Niezależnie od okresu oczekiwania na nowego pracownika, który najczęściej uzależniony jest od okresu wypowiedzenia u poprzedniego pracodawcy, ważne jest, aby zapewnić orientacyjną informację o terminie kontaktu z nową osobą w celu organizacji wszystkich czynności niezbędnych przed zawarciem umowy jak np. badanie lekarza medycyny pracy. Utrzymanie kontaktu przed dniem zatrudnienia jest początkiem do budowania relacji z nowym pracownikiem i stwarza poczucie bezpieczeństwa przed dużą dla tej osoby zmianą.
Plan onboardingowy – jak go przygotować?
Kolejnym etapem jest przygotowanie planu onboardingowego. Powinien on zakładać poszczególne elementy wdrożenia:
- Powitanie – przedstawienie zespołów, oprowadzenie po biurze, przekazanie najważniejszych zasad obowiązujących w biurze, godzin pracy.
- Kwestie administracyjno – kadrowe – podpisanie umowy i dokumentów do zatrudnienia. Wyjaśnienie wewnętrznych procedur, jeśli takowe występują. Przedstawienie najważniejszych informacji dotyczących zasad ewidencjonowania czasu pracy, zgłaszania absencji, dostępu do benefitów i ewentualnych kosztów z tym związanych, zasad użytkowania sprzętu biurowego, sposobu zgłaszania usterek/awarii/zniszczenia, czy też jego zgubienia/kradzieży.
- Szkolenie BHP/RODO i inne wymagane.
- Informacje o firmie – przedstawienie najważniejszych informacji dotyczących funkcjonowania firmy tj.: zakres świadczonych usług, cele, misja i wizja, wartości, przewagi konkurencyjne.
- Wdrożenie merytoryczne:
- przedstawienie osób w ramach zespołu/grupy projektowej, charakterystyka zespołów w firmie i zakresy odpowiedzialności poszczególnych osób,
- szkolenie z wewnętrznych systemów informatycznych/ aplikacji,
- wprowadzenie do zadań wykonywanych na danym stanowisku,
- przedstawienie procedur wewnętrznych, jeśli pojawiają się na różnych etapach przy realizacji zadań.
Ten ostatni punkt to najdłuższy etap, który może trwać nawet do 6 miesięcy wdrożenia w przypadku niektórych stanowisk i za termin jego zakończenia uważa się moment uzyskania pełnej samodzielności pracownika przy wykonywaniu zadań na danym stanowisku. Plan onboardingowy nie powinien w tym przypadku zawierać rozpisywania każdej z czynności do okresu zakończenia procesu onboardingu, ale tylko tych, które są niezbędne, aby móc wykonywać pracę w pełni samodzielnie. Tu istotne są cykliczne spotkania omawiające zadania na najbliższy okres, czas ich realizacji i ewentualne osoby, które będą weryfikować poprawność wykonania tych zadań. W proces onboardingu nie jest zaangażowana jedna osoba. W zależności od stanowiska, mogą być to poszczególni reprezentanci zespołu, do którego dołącza nowa osoba lub zespołów, z którymi będzie ona współpracować na co dzień.
Tworzenie i wdrożenie planu onboardingowego w firmie – na co zwrócić uwagę?
Przede wszystkim powinniśmy zastanowić się nad wyborem narzędzi, które w łatwy sposób pozwolą zarządzić całym procesem. Jeśli nie mamy do tego dedykowanego systemu informatycznego, możemy użyć aplikacji Microsoft lub wykorzystać po prostu formularze excel.
Każdy uczestnik wdrożenia powinien być uprzedzony o tym fakcie, aby odpowiednio zaplanować sobie czas na wdrożenie nowego pracownika i wykonanie swoich bieżących zadań. W Media Choice wykorzystujemy excel z listą i terminami na realizację poszczególnych elementów onboardingu, informacją kto jest odpowiedzialny za każdy element wdrożenia, jaki jest typ szkolenia stacjonarny/online, linki źródłowe do materiałów na dyskach wewnętrznych. W kalendarzu poczty każdy biorący udział we wdrożeniu ma wysłane zaproszenie z zaplanowanym terminem. Dodatkowo wykorzystujemy też system Monday do zarządzania zadaniami. Cały czas dbamy o optymalizację procesu wdrożenia nowych osób przez przygotowanie materiałów wspierających tj.:
- onboarding book z najważniejszymi informacjami dot. firmy, struktury, zakresu odpowiedzialności zespołów, sposobów komunikacji, benefitów i innych obszarów, które najczęściej były problematyczne dla nowych pracowników.
- pisane i na bieżąco aktualizowane procedury
- materiały szkoleniowe w formie prezentacji i nagrań
- stworzenie dedykowanej przestrzenia na dysku wspólnym dla nowych osób ze wszystkimi kategoriami informacji, które mogą być potrzebne
Bardzo ważna jest weryfikacja przebiegu procesu i jego ocena z perspektywy pracowników wdrażających nową osobę, jak i nowej osoby. W Media Choice robimy to na 2 etapach: na kilka dni od zatrudnienia i po kilku tygodniach. Jako osoba reprezentująca HR mam bezpośrednie spotkanie z nową osobą, którą pytam o wrażenia i ocenę procesu. Czy treść oferty pracy, informacje w trakcie rekrutacje są spójne z zastaną rzeczywistością. Jak ocenia szkolenia, czy są zrozumiałe, czy ich tempo pozwala na przyswojenie wiedzy. Czy pojawiło się coś w trakcie tego okresu, co było dla tej osoby niekomfortowe?
Cały czas pracujemy nad zmianami w oparciu o uzyskane informacje. Kluczowy jest czas na złapanie wytchnienia w pierwszych dniach pracy, pozostawienie przerw pomiędzy szkoleniami nawet kilkugodzinnych na poukładanie sobie wszystkich informacji i najzwyczajniej w świecie odpoczynek, bo na początku tych informacji jest dość dużo do przyswojenia dla nowej osoby.
Praca zdalna – jak przeprowadzić onboarding?
Od okresu pandemii na większą część stanowisk szukamy również pracowników do pracy zdalnej. Na ten moment przyjęliśmy, że pierwsze dni onboardingu odbywają się stacjonarnie w naszym biurze. Pokrywamy wówczas koszty dojazdu i noclegu nowego pracownika. Zależy nam, aby w tych pierwszych dniach lepiej poznać tę osobę, dlatego organizujemy w 2-3 dniu wspólne śniadanie lub lunch, w trakcie którego każdy ma możliwość pytania skierowanego do nowej osoby, ale także ona zadaje pytanie każdemu uczestnikowi spotkania. Z perspektywy czasu uważam, że te spotkania przyniosły wiele korzyści również dla obecnych pracowników, nie tylko nowych osób, bo jak się okazało zdobyli oni większą wiedzę na temat swoich kolegów/ koleżanek z zespołu, której nie wcześniej nie posiadali mimo pracy „biurko w biurko”.
Nie ma jednego, wyjątkowego przepisu na onboarding – na pewno każda firma robi to w inny sposób i moglibyśmy się od siebie wzajemnie jeszcze wiele nauczyć. Tylko w całym tym procesie nie chodzi o konkurowanie z innymi firmami o „wyjątkowość”, ale dążenie do tego by nowa osoba po takim procesie mogła z przekonaniem stwierdzić, że zaopiekowano się nią wystarczająco i otrzymała wszystkie niezbędne informacje do tego, aby z czasem w pełni samodzielnie móc wykonywać swoje bieżące zadania. To co jest też kluczowe w tym procesie, to umiejętność opierania się na faktach przy ewentualnej decyzji nieprzedłużania współpracy z nowym pracownikiem po okresie próbnym.
Jeśli mamy pewność, że plan onboardingowy został przeprowadzony zgodnie z założeniami – i wiemy także, że wcześniej w tej samej formie wdrażaliśmy inne osoby, które osiągały założony cel w tym okresie. To łatwiej nam podjąć decyzję w przypadku osób, które nie spełniły określonych założeń. Mamy czystą sytuację, bo zrobiliśmy wszystko, aby wdrożyć nową osobę w sposób poprawny, dostarczyliśmy niezbędne narzędzia i wiedzę, zadbaliśmy o właściwą informację zwrotną w trakcie trwania okresu onboardingowego, wyznaczyliśmy cele do realizacji. Kiedy stykam się z sytuacją, że mamy wątpliwość co do przedłużenia umowy nowej osobie, zawsze sprawdzam, czy wszystkie elementy opisane wyżej zostały spełnione.